公文寫作（灌水文）

有鑑於本班網誌水量日漸萎縮，猶如風災前的石門水庫，早就逼近枯水位，所以特地上來灌個水。

不知道大家在機關裡承辦公文量多不多，一般而言，中央會多於地方，業務單位會多於幕僚單位（就是秘書、人事、會計）。從94年的書記職位開始，就已經慢慢的在處理公文，從簡單的「文陳閱後存查」到長達三四頁的長篇大論，不是我自誇，現在已經開始慢慢邁入見招拆招的境地。

個人認為，每個新進公務人員，第一個面臨的問題就是龐雜的收發文程序和公文寫作的問題，之前在教育部人事處的長官就說過，「要把公文寫好不容易。」這句話真的要細細品味，而且在公務系統待越久，就越覺得這句話真對！

我接受嚴格的專業公文寫作訓練是在教育部人事處的時期，那時候有個親切認真的科長，願意一個字一個字的幫你改公文，所以我在那邊公文寫作能力突飛猛進，當然還稱不上公文達人，但是讓我在其他單位退文率極低。關鍵句就在於「要想想長官看不看得懂你在寫什麼以及長官會想知道什麼」?

這個公文關鍵句就是那位親切的科長告訴我的，讓我有種茅塞頓開的感覺。公文格式只是公文寫作的一小部份，照本宣科，每個人都會。公文寫作的巧妙就在於，如何讓大家都看得懂而且同意的函稿。

這樣講很抽象，具體的說，我覺得不容易被長官退文的公文要具備下列幾點：
一、法令依據：這很基本，也很重要，而且每個機關習慣寫法也不盡相同，像教育部人事處會習慣把條文統一寫在前面。
二、具體數據。
三、案件前因後果。
四、擬辦理方案：有時候會有甲案乙案給長官選，通常建請鈞長採甲案或乙案，但是如果不想擔責任就是「擬請鈞長裁示」。

最後就是要把相關附件整理排序清楚，儘量保持公文書面乾淨，錯別字要注意，我自己還會再要求自己文句通順，避免贅述，這樣就是一篇交得出去的公文啦！

同場加映：夏老師的文章http://www.wretch.cc/blog/chhsia1113/26166216